icon PDF Digitalisierung
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AUS PDF WIRD WEB ANWENDUNG

Wir digitalisieren Ihre Papier- und PDF-Formulare zu einer vollwertigen Online-Lösung — sicher, DSGVO-konform, in deutscher Rechenzentrums-Hand.

SO GEWINNEN SIE ZEIT UND QUALITÄT

VORHER

PDF/Papier

  • Drucken, ausfüllen, einscannen, mailen
  • Manuelles Abtippen in interne Systeme
  • Frist-Erinnerungen per Hand
  • Keine Übersicht über Antragsstatus
  • Lösch-Fristen nicht nachvollziehbar
  • Doppelte Bewrbungen, Tippfehler

NACHHER

Web-Anwendung

  • Online Ausfüllen, ein Klick zum Absenden
  • Direkter Eintrag in die Datenbank
  • Automatische Mails 14 Tage vor Ablauf
  • Backend Dashboard mit Filter, Suche, Statistik
  • DSGVO-konforme Soft- & Hard-Delete-Pipeline mit Protokoll
  • Validierung schon in Browser

SO FUNKTIONIERT DIE UMSTELLUNG

Wir hören zu

Sie schicken uns Ihr Formular und erzählen uns, wie der Vorgang heute bei Ihnen abläuft. Daraus machen wir ein Konzept und stimmen es mit Ihnen ab — verständlich, ohne Fachjargon.

Wir bauen für Sie

Sie sehen regelmäßig einen funktionierenden Zwischenstand und können mitreden. Die fertige Lösung trägt Ihr Logo, Ihre Farben und Ihren Tonfall.

Wir übergeben — und bleiben dran

Server, Sicherheit und Datenschutz sind eingerichtet, Ihre Mitarbeitenden werden geschult. Sie haben einen festen Ansprechpartner — auch nach dem Start.

FUNKTIONS-ÜBERBLICK

Für Ihre Antragsteller / Kunden

  • Anmeldung per E-Mail-Code (kein Passwort-Management nötig)
  • Vollständig im Browser ausfüllbar, mobile-tauglich
  • Sofortige Bestätigung per E-Mail mit PDF-Kopie
  • Formular jederzeit online ergänzbar oder verlängerbar
  • Automatische Erinnerungen vor Ablauf

Für Ihre Mitarbeitenden

  • Übersichtliches Dashboard mit Filter, Suche, CSV-Export
  • Rollensystem (Office-Mitarbeiter / Administrator)
  • Notiz-Funktion mit Bewertungs-Emojis pro Antrag
  • Bulk-Aktionen (Sammelmail an mehrere Bewerber)
  • Statistik-Dashboard (KPI-Trends, Charts, Vorperioden-Vergleich)
  • Vollständiges Audit-Log: wer hat wann was geändert?
  • Konfigurierbare Lösch-Fristen, Mail-Footer, Datenschutz-Text

SICHERHEIT UND DATENSCHUTZ

  • Hosting in Deutschland / EU.
    Standard-Setup mit Hetzner-Server in Nürnberg oder Falkenstein. Keine Datenübermittlung in Drittländer.
  • Verschlüsselte Übertragung
    TLS via Let’s Encrypt mit automatischer Verlängerung. HSTS, Content-Security-Policy und alle relevanten Security-Header sind voreingestellt.
  • Passwörter sind keine Passwörter
    Backend-Konten verwenden bcrypt (Cost-Faktor 10) — gehasht statt verschlüsselt, nicht umkehrbar. Formular-Ausfüll-Anmeldung läuft über zeitlich begrenzte E-Mail-Codes (5 Min gültig).
  • Rate-Limiting & Abuse-Schutz
    Anti-Brute-Force auf Login-Endpunkten, pro-E-Mail-Limit für Code-Anforderungen, automatische Hinweismail an die Admin-Adresse bei Auffälligkeiten.
  • DSGVO-konforme Lösch-Pipeline
    Inaktive Formulare werden nach konfigurierbarer Frist deaktiviert, dann soft-deleted mit Wiederherstellungs-Option, danach endgültig gelöscht. Lediglich ein anonymisierter Log-Eintrag bleibt.
  • Vollständiges Audit-Log
    Jede Aktion im System — Anlegen, Bearbeiten, Mail-Versand, Statuswechsel, Einwilligung in den Datenschutz — wird mit Zeitstempel und Akteur protokolliert. Revisionssicher und filterbar.
  • Tägliches Backup
    Verschlüsseltes Datenbank-Backup ins Backup-Verzeichnis des Servers, mit Rotations- und Aufbewahrungslogik (Default 30 Tage).
  • Health-Endpoint für externe Monitore
    Standard-konformer Liveness-Check, kompatibel mit Pingdom, BetterStack, Uptime Robot u. ä.
  • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)
    Wir stellen einen Muster-AVV nach Art. 28 DSGVO bereit, der unsere Rolle als Auftragsverarbeiter regelt.

WIRTSCHAFTLICHKEIT - WAS KOSTET DIE MANUELLE VERWALUTNG WIRKLICH?

Eine konservative Monats-Rechnung für eine kleine bis mittelgroße Organisation (Wohnungsgenossenschaft, Verein, Verwaltung — Größenordnung egal).

  • 1 Sachbearbeiter, Vollkosten 3.000 €/Monat (~2.500 € brutto plus Lohnnebenkosten)
  • ~160 produktive Arbeitsstunden/Monat → ca. 18,75 € pro Stunde Vollkostensatz
  • 25 Antragsteller-Vorgänge pro Monat  (Mix aus Neuerfassung, Verlängerung, Statusabfrage)
  • Plus monatliche Routine-Aufgaben (Sammelanschreiben, Lösch-Verwaltung)

Manueller Aufwand pro Monat

Tätigkeit Minuten pro Vorgang Vorgänge / Monat Minuten / Monat
Verlängerung am Telefon (Anruf, Akte holen, Notiz eintragen, ablegen)
7
12
84
Neue Bewerbung per Post erfassen (PDF lesen, abtippen, Bestätigung senden)
14
8
112
Statusauskunft am Telefon („Ist meine Bewerbung noch aktuell?“)
3
5
15
Sammel-Anschreiben bei freier Wohnung (Liste filtern, Briefe vorbereiten, eintüten)
90
1
90
DSGVO-Lösch-Verwaltung (Fristen prüfen, alte Akten aussortieren, Notiz machen)
–
monatlich
120
Summe
~420 Min ≈ 7 h

Reine Arbeitskosten:
7 h × 18,75 € ≈ 130 € pro Monat — also rund 1.600 € pro Jahr, allein für die wiederkehrenden manuellen Routine-Bewegungen.

Amortisation:

Investition ab 2.500 € einmalig / Ersparnis ~130 €/Monat = rund 18–20 Monate Amortisationsdauer.

Bei größeren Organisationen mit doppelter oder dreifacher Vorgangszahl: 6–10 Monate.

Ab dann arbeitet die Lösung quasi „gratis“ — der eingesparte Arbeitstag pro Monat fließt ab dem ersten Tag in wertschöpfendere Tätigkeiten.

Was unsere Lösung daraus macht:

  • Die 25 individuellen Antragsteller-Vorgänge → 0 Min, weil Bewerber alles selbst online machen.
  • Sammel-Anschreiben → eine Klick-Aktion im Backend-Dashboard (Filter setzen, Mail-Vorlage, senden) → ~2 Min.
  • DSGVO-Lösch-Verwaltung → vollautomatische Pipeline mit Audit-Log.
  • Bonus, nicht eingerechnet: Ablauf-Erinnerungen an Bewerber gehen vollautomatisch per Cron-Job 14 Tage vor Ablauf raus — diese Aufgabe entfällt komplett, ohne dass jemand Briefe schreiben muss.

Die 7 h verschwinden im Monat fast vollständig. Sachbearbeiter:innen haben diese Zeit für hochwertigere Aufgaben frei: Beratung am Telefon, Qualitätsprüfung der Bewerbungen, persönlicher Kontakt mit Mietern.

Was die Rechnung nicht enthält (aber den realen Aufwand weiter erhöht):

  • Tippfehler bei manueller Erfassung → Rückfrage-Schleifen, falsche Anschreiben, doppelte Datensätze.
  • Verlorene Anträge im Aktenstapel — schwer messbar, ärgerlich wenn’s passiert.
  • Compliance-Risiko: nicht-eingehaltene DSGVO-Lösch-Fristen können Bußgelder nach sich ziehen.
  • Mitarbeiter-Frust: monotone Abtipparbeit ist nicht das,wofür achbearbeiter eingestellt werden.
  • Image bei Antragstellern: heutige Anwender erwarten Online-Prozesse. Wer PDF-Drucken verlangt, wirkt unprofessionell.
 

HÄUFIGE FRAGEN

Ab 2.500 € einmalig für ein zweiseitiges Formular mit mittlerer Komplexität. Im Preis enthalten sind Rollensystem (Mitarbeiter / Administrator), Statistik-Dashboard und CSV-Export — diese Bausteine liefern wir standardmäßig mit. Der Endpreis hängt nur vom Umfang des eigentlichen Formulars und den fachlichen Sonderwünschen ab. Hosting, Betrieb und Support optional als Monatspauschale.

Ja — wir spiegeln Logo, Farbpalette und Schriftarten Ihrer Hauptsite, damit sich der digitale Bereich für Ihre Kunden nahtlos anfügt.

Ein einseitiges Formular mit grundlegendem Office-Backend: ca. 4–6 Wochen. Komplexe Anträge mit mehreren Workflow-Stufen: 8–14 Wochen.

Im deutschen Rechenzentrum. Standardmäßig Hetzner Nürnberg/Falkenstein oder ein vom Kunden vorgegebener Anbieter — sofern DSGVO-konform.

Wir empfehlen, das PDF durch einen Link zum neuen Portal zu ersetzen und auf der bisherigen PDF-URL eine Weiterleitung einzurichten — damit Lesezeichen und Suchmaschinen-Treffer weiterhin funktionieren. Die Umsetzung übernimmt Ihr bestehender Website-Betreuer; wir liefern dazu eine kurze schriftliche Anleitung.

Ja, eine umfassende Einweisung vor Inbetriebnahme. Weitere Schulungen oder Workshops nach Aufwand.

Ja, wir haben bereits entsprechende Umsetzungen realisiert. Ein Beispiel finden Sie in unserem Case Study: Digitaler Bewerbungsbereich

jetzt beraten lassen

    TECHNISCHE DETAILS

    • Technologie: Angular (aktuelle LTS-Version), Standalone Components, Signals-basierte Reaktivität.
    • Responsive Design: Mobile-First, optimiert für Smartphone, Tablet, Desktop.
    • Eigenes CI: Wird passend zur Hauptseite des Kunden gestaltet — Logo, Farben, Typografie übernehmen wir.
    • Eingabevalidierung im Browser mit klaren Fehlermeldungen, bevor Daten an den Server gehen.
    • Sitzungs-Management: Bewerber-Sessions ohne dauerhaftes Konto (E-Mail-Code, JWT im `sessionStorage`). Office-Mitarbeitende mit eigenem Konto und Rollensystem.
    • Barrierefreiheit: Tastatur-Navigation, ARIA-Labels, semantisches HTML.
    • Technologie: NestJS (Node.js), TypeScript, Clean Architecture mit klarer Trennung von Domain, Use Cases, Infrastruktur und Präsentation.
    • Datenbank: PostgreSQL mit versioniertem Migrations-System.
    • REST-API mit Validierung auf jedem Endpoint (`class-validator`), strikten DTOs und ParseUUIDPipe für ID-Parameter.
    • Authentifizierung: JWT (HS256), Rollen-basierter Zugriff (Bewerber / Office / Administrator), Office-Konten mit bcrypt-Hashes.
    • Mail-Versand: Konfigurierbarer SMTP-Anbindung — Office 365, eigener Mailserver oder externer Dienstleister. Jeder Versuch wird protokolliert (Empfänger, Typ, Status, Fehlermeldung).
    • Cron-Jobs intern: Erinnerungen, Lösch-Pipeline, automatisches Backup — alle Läufe sind im Office-Backend einsehbar und manuell triggerbar.
    • Audit-Log: Jede Statusänderung wird mit Aktor, Zeitstempel und Snapshot der relevanten Felder festgehalten.
    • TLS überall, automatische Cert-Renewal via Let’s Encrypt.
    • HTTP-Security-Header: HSTS, X-Frame-Options DENY, X-Content-Type-Options
    • Rate-Limiting auf API-Ebene (`@nestjs/throttler`), strenger auf Login-Endpoints (5 Versuche/Min), pro-E-Mail-Limit auf Code-Anforderung.
    • Brute-Force-Schutz mit automatischer Admin-Benachrichtigung bei Auffälligkeiten.
    • CSRF / XSS: SameSite-Policy auf Tokens, HTML-Eingaben durchgängig per `sanitize-html` gefiltert, keine `innerHTML`-Stellen ohne Whitelist.
    • SQL-Injection: ausschließlich parametrisierte Queries.
    • CSV-Injection-Schutz beim Office-Export.
    • Standort: Hosting in deutschem Rechenzentrum, keine Datenübertragung in Drittländer (Art. 44 ff. DSGVO).
    • Datenminimierung: Nur die Felder, die das Original-PDF abfragt — wir führen keine zusätzlichen Tracker, Analytics-Tools oder Drittanbieter- Skripte ein.
    • Lösch-Pipeline mit zwei Stufen (Soft-Delete mit Wiederherstellung, Hard-Delete nach konfigurierbarer Frist).
    • Recht auf Auskunft: Bewerber sehen ihre eigenen Daten jederzeit im Portal, Office kann Datensätze per Klick als PDF exportieren.
    • Recht auf Löschung: Office-Funktion „endgültig löschen“ entfernt alle Datensätze; lediglich anonymisierter Log-Eintrag bleibt (gesetzliche Aufbewahrungspflichten beachtet).
    • Einwilligung in Datenschutzhinweise wird beim Absenden des Formulars erfasst, mit Hash des Textes — so ist später nachweisbar, welcher Version der Bewerber zugestimmt hat.
    • Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) standardmäßig im Lieferumfang.
    • Datenschutzhinweise sind im Office-Backend pflegbar und werden automatisch im Bewerbungsformular angezeigt.
    • Monitoring über öffentlichen Health-Endpoint, Pingdom-kompatibel.
    • Tägliches automatisches Backup, gzip-komprimiert, mit Rotations- und Integritätsprüfung.
    • Externe Alerting-Mail bei Mail-Zustellungs-Fehlern oder Rate-Limit-Treffern an eine konfigurierbare Admin-Adresse.
    • Office-Backend zur Selbstverwaltung: Mail-Footer, Datenschutz-Text, Lösch-Fristen, Portal-URL, Benutzer-Verwaltung — alles ohne Entwickler konfigurierbar.
    • Support-Optionen: Wartungspaket auf Stundenbasis oder monatliche Service-Pauschale.